Privacyverklaring

Privacyverklaring Optimum Administratie & Advies B.V.

Optimum Administratie & Advies B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Optimum Administratie & Advies B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Optimum Administratie & Advies B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om de onderling overeengekomen financiële, fiscale of juridische werkzaamheden uit te voeren;
• uit hoofde van de WWFT (wet ter voorkoming van financieren van terrorisme) zijn wij verplicht om onze cliënten te identificeren en de persoonsgegevens vast te leggen;
• het afhandelen van uw betaling;
• u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• wij analyseren uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren;
• het versturen van nieuwsbrieven, reclamefolder en uitnodigingen.

Voor de bovenstaande doelstellingen verzamelen wij de volgende persoonsgegevens van u:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: achternaam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: een kopie van uw legitimatiebewijs.
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.
• Uw bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres gegevens, kvk nummer, btw nummer, telefoon nummer.
• Financiële gegevens, die nodig zijn om uw bedrijfsprestaties in kaart te brengen, zoals: omzet, kosten, betalingsgegevens oftewel bankmutaties, koppeling van de administratie met uw bank, gewerkte uren & ritten.
• Ook vragen wij u om onze SEPA automatische zakelijke incasso contract te tekenen, zodat wij onze honorarium automatisch kunnen afschrijven van uw bankrekening.
• Gegevens die u invoert van derden zoals uw klanten of leveranciers. Dit is o.a. nodig voor het opstellen van facturen en offertes.
• Bij uw bezoek aan ons website verwerken wij uw IP-adres, locatiegegevens, gegevens over uw activiteiten op onze website, internetbrowser en apparaat type.

Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben verkregen.

Persoonsgegevens van uw cliënten

U bent zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u aan ons en overige derden aanlevert. U dient uw cliënten zelf op de hoogte te stellen van het feit dat u dit doet en welk privacy beleid wij hanteren betreft hun gegevens. Als samenwerkingspartner van ons kantoor bent u juridisch gezien zelf “Verwerkingsverantwoordelijke” voor de persoonsgegevens van derden die u aan ons levert. Wij worden in deze gezien als “Verwerker” (zoals bedoeld in de AVG) van de persoongsgegevens. Wij zijn beiden hierin verplicht om ons te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Als verwerkingsverantwoordelijke bent u verplicht met ons, als verwerker, een verwerkersovereenkomst aan te gaan. U krijgt een verwerkersovereenkomst van ons opgestuurd.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:

• het verzorgen van de financiële administratie;
• het verzorgen van de salarisadministratie;
• het verzorgen van de fiscale aangiften inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting;
• het verzorgen van IT-infrastructuur;
• door ons ingeschakelde externe deskundigen oftewel samenwerkingspartners;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, reclamefolder en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Geautomatiseerde besluitvorming

Optimum Administratie & Advies B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Optimum Administratie & Advies B.V.) tussen zit.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Optimum Administratie & Advies B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De wettelijke bewaartermijn voor de door ons uitgevoerde werkzaamheden bedraagt 7 jaar. Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn dragen wij zorg voor de vernietiging van al het door ons uitgevoerde en opgeslagen werkzaamheden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen en organisaties die namens Optimum Administratie & Advies B.V. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Organisaties waarmee wij samenwerken hebben het zeker-online keurmerk, datacenters in Europa en van deze data wordt automatische backups gemaakt in vellige private clouds.
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd en bewust met betrekking tot het belang van de bescherming en geheimhouding van persoonsgegevens.
• Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsovereenkomst ondertekend, waarin expliciet wordt bevestigd dat zij uiterst zorgvuldig, professioneel en vertrouwelijk dienen om te gaan met alle persoonlijke-, financiële- en overige gegevens van al onze cliënten.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Onder contact op onze website (https://www.optimum-aa.nl/contact/) of via uw contactpersoon binnen ons kantoor kunt u contact met ons opnemen en vragen naar de functionaris die verantwoordelijk is met de verwerking van persoonsgegevens.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren kunnen wij u ter controle om uw persoonsgegevens of aanvullende gegevens vragen.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Wij vragen een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Optimum Administratie & Advies B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Tot slot kunt u een gegeven toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief of een andere verwerking weer intrekken.

Klachten

Hebt u het idee dat Optimum Administratie & Advies B.V. niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of hebt u opmerkingen of vragen, dan horen wij dit uiteraard graag. Per 25 mei 2018 kunt u ook een klacht indienen bij de AP.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Optimum Administratie & Advies B.V. gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Optimum Administratie & Advies B.V. gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Lees hierover meer in ons cookie statement.

Wijziging privacy statement

Optimum Administratie & Advies B.V.  kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 23 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.